Tietosuojaselosteet

Jäsenrekisteri tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä
Laurinlahden venekerho – Larsviks båtklubb ry
Ristiniementie 1, 02320 Espoo
sihteeri@laurinlahdenvenekerho.fi

Rekisterinpitäjä toimii yhdessä Suomen Purjehdus ja Veneily ry (jäljempänä SPV), y-tunnus 0215301-9, kanssa yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) artiklassa 26 kuvatulla tavalla.

Lue myös:
https://spv.fi/wp-content/uploads/2018/03/Seloste-henkilötietojen-käsittelytoimista-SPV_Suuli.pdf

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Timo Toimi: Sihteeri@laurinlahdenvenekerho.fi

3. Rekisterin nimi
Laurinlahden venekerho ry:n jäsenrekisteri.

4. Rekisteröidyt
Rekisteriin kuuluu jäsenet, seniorijäsenet, juniorijäsenet sekä kunniajäsenet.

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Yhdistyslaki vaatii yhdistyksen jäsenen tietojen rekisteröimistä jäsenrekisteriin. GDPR:n mukaan rekisteröidylle tulee kertoa tietojen talletuksesta ja käyttötarkoituksesta sekä säilytysajasta. Laskutus, laituripaikka ja telakointi, katsastus, koulutus sekä valvontatehtävien hoito vaatii rekisteröidyn tietojen tallettamisen ja käsittelyn, jolloin se on seuralle oikeutettua.

LLV:n jäsenten osalta Suulissa on oletusarvona tietojenluovutuskielto päällä. Jokaisen jäsenen, joka haluaa tietojansa luovutettavan, tulisi joko käydä itse laittamassa tietojenluovutuslupa päälle tai ilmoittaa oman seuran hallintoon, että suostumukset omalta ja alaikäisten lasten osalta halutaan asettaa päälle.
Jos henkilö ei suostu siihen, että hänen tietonsa tallennetaan jäsenrekisteriin, toiminta yhdistyksen jäsenenä ei ole mahdollista.

Tiedot säilytetään kirjanpidon vaatiman ajan.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterin tietosisältö:
Henkilötiedot:
Nimi
Sähköpostiosoite
Syntymäaika
Sukupuoli
Yhteystiedot
Katuosoite
Puhelin
Mahdollisen katsastuslisenssin tiedot
Luottamustoimet Laurinlahden venekerho ry:ssä

Jäsentiedot:

Liiton jäsennumero
Seura
Seuran jäsennumero
ISAF-jäsennumero
Jäsenluokka
Jäsenyyden alkamispäivä
Jäsenyyden loppumispäivä

Venerekisteri:

Veneen tiedot
Rekisteriotetiedot
Veneen muut tekniset tiedot
Veneen katsastustiedot
Venepaikkarekisteri
Kuvaus paikasta
Veneen tiedot
Paikanhaltijan nimi

7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään sähköisenä  jäsenhakemuslomakkeesta, vuosittaisesta jäsentietokyselystä sekä jäsenen omista muutosilmoituksista.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen
Tietoja ei siirretä  EU/ETA-maiden ulkopuolelle. Tietoja SPV:n yhteisrekisteristä (Suuli) eikä omista tietojärjestelmistä (Lokki) ei luovuteta kolmansille osapuolille Laurinlahden venekerhon toimesta. Uuden jäsenen liittyessä tietojen luovutuskielto on automaattisesti voimassa.

9.  Tietojen suojaus
Tietoja käsitellään salasanasuojatuissa sekä  käyttöoikeusrajoitetuissa järjestelmissä. Varmuuskopioita tehdään järjestelmiin, jotka eivät ole ulkopuolisten saatavilla.

10. Tietojen käsittelyn kesto
Tiedot säilytetään jäsenyyden päättymiseen asti tai kunnes sekä seuran että eroavan jäsenen velvoitteet toisiaan kohtaan on hoidettu. Maksuihin ja taloudellisiin velvoitteisiin liittyvät tiedot säilytetään kirjanpidon vaatiman ajan.

11. Tietojen käsittelijät
Tietoja käsittelevät Laurinlahden venekerhon hallituksen kommodori(t), sihteeri ja viestintävastaava. Lisäksi Rekisterin tietoja luovutetaan: katsastuslistat katsastusmiehille, vartiovuorolistat vartiopäällikölle, laituripaikkalistat satamakapteenille, telakointitiedot telakointivastaavalle.

Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle(esimerkiksi reskontran hoito), jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietojenkäsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

13. Rekisteröityjen oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihin Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus vaatia tietojen oikaisemiseen Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukainen oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat virheelliset henkilötiedot. Pyyntö on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus tietojen poistamiseen Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukainen oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot, ellei käsittelyyn ole laillista perustetta. Pyyntö ja sen perusteet on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukainen oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Pyyntö ja sen perusteet on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus tietojen siirtämiseen Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää rekisterinpitäjälle toimittamansa häntä koskevat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Pyyntö on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Pyyntö ja sen perusteet on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 77 artiklan mukainen oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

14. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti sähköpostilla kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

15. Muutokset tietosuojaselosteessa

LLV:lla on oikeus muuttaa henkilötietojen käsittelyyn liittyviä käytäntöjä. Muutoksista tiedotetaan tällä selosteella, jonka uusin versio löytyy LLV:n verkkosivuilta. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.
Tämä seloste on päivitetty 19.08.2024